1 juin 2021

Comment gérer votre projet de construction tout en restant en affaires

Par beasys


Vous pensez peut-être que la gestion de votre projet de construction commence lorsque vous lancez le sol. Cependant, il s’agit d’une grave erreur, vous laissant vulnérable à un projet incontrôlable. La décision de construire ou de rénover doit être basée sur une analyse pratique des revenus projetés générés en fonction des services offerts à un certain niveau. Un pourcentage de ces revenus projetés sera ensuite affecté à un versement hypothécaire, qui établira le budget initial de votre projet. Ce budget détermine la quantité de bâtiment, de site et d’équipement que vous pouvez acheter pour votre projet. Vient ensuite la gestion globale de votre projet, qui se compose de nombreux éléments se produisant dans une séquence logique que j’appelle le «calendrier du projet». Pour vous aider, j’ai organisé chaque étape en une série de phases.

Phase de pré-conception

Dans cette phase, vous sélectionnerez votre équipe de projet, établirez les buts et objectifs de votre projet, analyserez vos besoins, finaliserez la sélection de votre site, détaillerez un budget et élaborerez un calendrier avec des jalons critiques. L’une de vos premières décisions est de choisir un architecte. En fonction de son niveau d’expérience avec les installations vétérinaires, l’architecte vous aidera à obtenir l’approbation de votre plan de site municipal, votre premier «permis». Il élaborera plus en détail votre budget de construction préliminaire, analysera vos besoins en espace et vous aidera à sélectionner votre ingénierie. Vous devez également rechercher et sélectionner votre option de financement et développer votre budget pour les dépenses axées sur la pratique comme les systèmes informatiques, la signalisation, le mobilier, l’équipement et les frais de portage des intérêts pendant la construction.

Une décision potentielle de rupture de contrat est la sélection du site. Une fois que vous avez confirmé les données démographiques et la taille, le prochain obstacle est le zonage. Les sites qui ne sont pas réservés à un usage vétérinaire se traduiront par un effort coûteux en temps et en ressources pour obtenir une variation ou un changement. Le succès n’est jamais garanti. Vous devez retenir les services d’un arpenteur et d’un ingénieur civil pour élaborer les plans préliminaires de disposition du site, y compris le nivellement et le drainage, l’emplacement du bâtiment, les marges de recul, l’aménagement du stationnement, les connexions des services publics, l’emplacement des poubelles et tout aménagement paysager, clôtures ou murs requis. Parallèlement à ces efforts, il doit y avoir une analyse géotechnique comprenant des sondages et des tests de sol pour déterminer la capacité portante du sol pour la conception des fondations. Les sols pauvres entraînent des fondations coûteuses qui peuvent dépasser le coût du site lui-même. Les éventualités placées dans votre offre d’achat peuvent vous permettre d’annuler l’achat si l’une de ces conditions est découverte, vous permettant ainsi de localiser un site alternatif avec des pertes minimales.

Phase de conception

Au cours de cette phase, votre travail consiste à examiner les solutions de conception de votre équipe d’architectes / ingénieurs et à leur fournir des directives pour terminer la conception à votre satisfaction. Au fil du processus, rappelez-vous que le succès de votre pratique est en grande partie le résultat de votre culture de pratique unique. Vous devez protéger votre culture lorsque vous prenez chaque décision de conception.

Vous commencerez également une énumération plus détaillée de chaque pièce d’équipement à intégrer dans la conception. Il est essentiel de sélectionner tôt les équipements et de ne pas les modifier. Chaque fabricant spécifique a des dimensions, des dégagements et des exigences d’infrastructure différents. De nouvelles modifications ou une attente trop longue peuvent augmenter le risque de problèmes d’installation entraînant des demandes de modification coûteuses.

Il est important de décider maintenant quel système de livraison de construction utiliser. Chaque système a des exigences différentes en matière de plans, de répartition des finances et d’implication des entrepreneurs à partir de cette phase. Ils présentent également différents avantages et inconvénients à prendre en compte:

  • Contrat négocié: Souvent mieux utilisé dans les rénovations, l’architecte prépare des dessins de conception préliminaires à partir desquels des entrepreneurs sélectionnés préparent les budgets de construction. Le propriétaire et l’architecte les examinent avec chaque entrepreneur, et l’entrepreneur jugé le mieux adapté est retenu. Le travail de l’entrepreneur est de continuer à faire partie de l’équipe au fur et à mesure que les dessins évoluent jusqu’à l’achèvement, offrant des commentaires pour maintenir le travail dans les limites de leur budget initial.
  • Conception-offre: L’architecte et les ingénieurs préparent des dessins détaillés de construction / permis et invitent les entrepreneurs à présenter des soumissions concurrentielles basées sur les dessins. En règle générale, le plus bas soumissionnaire est sélectionné pour la construction. Vous recevrez le coût de construction final une fois la conception terminée et les soumissions soumises. Les offres dépassant le budget peuvent entraîner des réductions de projets ou des emprunts supplémentaires.
  • Conception-construction: L’architecte et l’entrepreneur sont une seule équipe, offrant à la fois la conception et la construction pour un prix fixe fixé par votre budget. Pour des résultats de qualité prévisibles, une expérience vétérinaire préalable est cruciale. Un avantage considérable est de connaître le coût de construction dès le début du projet.

Phase du document de construction / permis

L’architecte et les ingénieurs vont maintenant préparer et soumettre tous les documents et dessins requis pour le permis de construire afin d’obtenir le prix final de l’entrepreneur pour la construction. Votre travail consiste à vous familiariser avec tous les dessins: architecturaux, structurels, chauffage / climatisation, plomberie, électricité et éclairage, et design d’intérieur. Votre équipe devrait vous guider à travers eux. N’oubliez pas que si ce n’est pas sur les dessins, vous ne l’avez pas. Les entrepreneurs ne sont tenus de fournir que ce qui figure sur les dessins.

Vous devez également finaliser votre prêt à la construction. Il s’agit d’un prêt à intérêt seulement utilisé pour payer l’entrepreneur pendant qu’il travaille sur le bâtiment. Le capital sera ajouté à votre prêt hypothécaire permanent à la fin du projet, mais les intérêts seront dus chaque mois au solde actuel des fonds distribués. Il est essentiel que vous budgétiez ces frais d’intérêts.

La phase de construction

Une fois que vous avez retenu un entrepreneur, vos principales responsabilités sont de comprendre et de respecter les conditions de paiement spécifiques, d’examiner et d’approuver les matériaux / soumissions de couleurs ou les substitutions, de superviser la livraison en temps opportun de l’équipement fourni par le propriétaire et d’examiner les demandes de paiement mensuelles de l’entrepreneur. Voici une terminologie clé pour vous familiariser avec:

  • Calendrier des valeurs: Il s’agit d’une liste détaillée de chaque élément de travail, de la valeur totale du contrat et du montant qui a été payé à ce jour.
  • Calendrier du projet: Il s’agit d’un diagramme à barres illustrant la durée totale du projet, y compris le temps de chaque sous-traitant pour terminer son échange, du début à la fin.
  • Demande de paiement: Habituellement soumis sur le formulaire AIA G702, une demande de paiement indique la valeur totale du contrat, les paiements effectués à ce jour et le paiement dû ce mois-là. L’entrepreneur, le propriétaire et l’architecte doivent chacun signer ce document pour que la banque émette un paiement
  • Retenue: Il s’agit d’un montant de fonds (généralement 5%) retenu de chaque demande de paie jusqu’au paiement final, pour votre protection financière.
  • Communiqués de privilège: Chaque sous-traitant doit fournir un formulaire de libération de privilège avec les demandes de paie mensuelle indiquant qu’il a été payé et renoncer à tout droit de privilège pour les litiges de paiement.
  • Changer les commandes: Les ordres de modification autorisent une modification du montant du contrat pour les travaux à ajouter ou à supprimer. Les demandes de commande de modification doivent être précédées d’une demande de proposition du propriétaire ou de l’entrepreneur demandant ce changement. Une fois approuvé, le bon de commande de modification peut être traité et signé par le propriétaire, l’entrepreneur et l’architecte.
  • Liste de poinçons: Lorsque l’entrepreneur est pratiquement terminé, l’architecte prépare une liste des éléments défectueux, ou une liste de points à corriger, avant le paiement final.
  • Certificat d’occupation: Suite à la réussite de toutes les inspections municipales, la municipalité délivrera un certificat d’occupation permettant l’utilisation du bâtiment.

Gérer son temps

Votre cabinet peut-il se permettre de perdre de 40% à 60% de votre productivité personnelle dans le temps nécessaire à la construction de votre bâtiment? Pour éviter cette perte de revenus, la délégation est une nécessité. Sinon, qui devrait gérer les tâches quotidiennes chronophages de gestion du projet? Vous pourriez retenir les services d’un directeur de construction externe qui peut apporter des connaissances en construction mais qui ne comprendra pas les nuances de vous ou de votre pratique. Cela peut, et a abouti, à des décisions sur place qui ne sont pas toujours les meilleures pour la pratique ou le projet.

Une option plus favorable consiste à déléguer la gestion de projet à une personne qui comprend la pratique (p. Ex., Directeur de pratique, administrateur de pratique ou technicien en chef). L’architecte peut compléter les connaissances pratiques de ce chef de projet avec ses connaissances en construction pour s’assurer que tout se passe bien pendant que le cabinet fonctionne toujours. Cela vous permet de rester en production et informé sur le projet, et vous serez toujours le décideur final sur toutes les questions. Faire appel à votre équipe de conception et à un chef de projet vous permet de maintenir la pratique et le projet au plus haut niveau.

Wayne Usiak a fondé BDA Architecture en 1986 pour se spécialiser exclusivement dans la conception d’animaleries. En 1998, il a créé leur société sœur CMP Construction pour offrir des services de construction à leurs clients de conception. Plus de 900 installations ont été achevées à ce jour.